Coaching Ontológico - CrearContextos

Gestión Consciente de Procesos

El modelo de gestión que prevaleciera durante gran parte del siglo XX está dando se¬ñales inequívocas de obsolescencia y aún sabiendo que no funciona, todavía la mayoría de las Compañías y profesionales se encuentran atrapados en él y no saben por cual substituirlo.
Nos dirigimos a todos aquellos que sienten esta crisis aunque todavía no puedan cuantificarla como para que figure en los balances (desconfianza, incomunicación, necedad, individualismo, resentimiento, soberbia, miedo, corrupción, etc.) y se consideran a si mismos capaces de liderar una nueva manera de hacer empresa.
Para ello resultará fundamental el involucramiento consciente en un cambio personal que tocará aspectos e intereses propios que afectarán maneras históricas y arraigadas de vincularse en las organizaciones.

Algunas reflexiones previas

• Una mejor Conciencia Personal no garantiza Conciencia Organizacional ni el mejor software de IT asegura calidad de procesos.
• La Conciencia Organizacional resulta invisible para el común de las personas pues no disponen de “ojos para distinguirla” y por lo tanto no pueden medir siquiera las consecuencias de dicha ceguera.
• La Mirada de IT se concentra en la tecnología, olvidando muchas veces a los usuarios y el rey al que sirve: el rumbo del negocio.
• La Conciencia Organizacional podemos observarla, medirla y gestionarla cuando somos capaces de comprender el entramado de procesos de una compañía enfocado en un cierto rumbo.

Nuestra propuesta

Gestión Consciente de Procesos se inscribe como una respuesta integral a estos desafíos aportando un conjunto de metodologías y herramientas que permiten a los ejecutivos de los niveles estratégico, directivo y operativo dotarse de la agudeza y flexibilidad necesarias para lograr “cambios con sentido” en las organizaciones donde operan a diario.
Proponemos una solución que surge de la integración de la confiabilidad de los procesos con el alineamiento del personal en el rumbo del negocio.
CrearContextos y Thinknet Group asumimos y emprendemos el desafío de proveer esta solución integral para compañías que han decidido mirar, medir y gestionar sus procesos en forma consciente apostando a la expansión de su negocio de un modo participativo y con resultados extraordinarios.

Concebimos las Organizaciones como REDES DINÁMICAS DE CONVERSACIONES en un marco de REDES ESTABLES DE COMPROMISOS orientadas por una GESTIÓN CONSCIENTE DE PROCESOS.

Lo hacemos a través de las siguientes fases

Fase I Definición de Contexto

• Elección de las personas que inaugurarán el proceso reflexivo.
• Elaboración de los indicadores que reflejan aquellas cuestiones críticas sobre las que la organización no puede conversar y la mejor priorización para comenzar a abordarlas (con coaches y metodología de CrearContextos).

Fase II Selección de Procesos

• Identificación de los Procesos involucrados en las cuestiones definidas en Fase I.
• Priorización de aquellos sobre los cuales comenzar a trabajar.

Fase III Re-visión y Rediseño de Procesos

• Introducción a la Gestión Consciente de Procesos.
• Pasos del ciclo de mejora de procesos:
• Radiografía.
• Marco Límite de Cambio y Acuerdo con Externos.
• Rediseño Participativo.
• Parametrización del BPM (Business Process Management) y Puesta en marcha.

Fase IV Monitoreo y Seguimiento

• Compromisos, apoyo y seguimiento.
• Confiabilidad.
• Administración de Tiempos y Costos.

Fase V Gobierno Consciente de Procesos

• Dominio y Cambio de Poder.
• Orientación Consciente a la Creación de Nuevos Contextos.

Breve descripción del Servicio

Creamos las condiciones para que el cliente identifique los resultados que se ponen en juego cuando los integrantes de la Compañía no conversan de aquellas cuestiones críticas que ponen a riesgo los resultados visibles (y los no tan visibles) de la Empresa.
Un rasgo particular del abordaje es que los participantes pueden hacer saber sus pareceres preservando totalmente su identidad lo que confiere al trabajo una seguridad inédita que permite ir al fondo de las cuestiones sin riesgo para las personas.
Con esta misma metodología, trabajamos definiendo y priorizando cuáles son aquellos procesos que se ven involucrados en las cuestiones críticas que los Ejecutivos no conversan, cuáles son los cuellos de botella que surgen y cuáles son los costos ocultos que generan.

Una vez identificados y seleccionados los Procesos con los que trabajaremos, realizamos, para cada uno, los siguientes pasos:

Radiografía
Capacitar y concientizar al personal involucrado en los conceptos del paradigma cliente-proveedor y obtener una radiografía del estado actual de los Procesos en que participan. Resultado del servicio:

• Se logrará tener documentados los procesos actualmente en uso en Flujogramas e “Informe de Radiografía”, que mostrarán la situación actual de los procesos estudiados mediante los diagramas de interacción entre los roles, diagramas, arañas y marañas a diferentes niveles de la organización.
• Permitirá contar con un Tablero de Control básico para el monitoreo y control.

Marco límite del cambio y acuerdos con externos
Determinar el marco límite de cambio que la Dirección desea implementar para poder estimar cuál será el potencial beneficio para la Organización. Se toma como “input” los resultados de la Radiografía y se realizan reuniones con la Dirección para poder obtener las grandes definiciones y ejes temáticos por donde debe pasar el proceso de transformación (objetivos medibles, límites y riesgos que desean evitarse, pilares y fortalezas de la Organización).
Resultado del servicio:

• Se obtendrá una clara definición política del Marco Límite del Cambio a introducir.

Rediseño participativo
Encontrar los mejores procesos que implementen el Marco Límite de Cambio. Esto se logra mediante un Rediseño de Procesos en forma participativa. La metodología recomendada logra una amplia participación del personal y un fuerte compromiso que permiten asegurar que el cambio se realice con seguridad y minimizando la “resistencia” al mismo. También se puede realizar este diseño formando un grupo reducido menos participativo a nivel de personas claves.
Resultado del servicio:

• Se obtendrán los Flujogramas de los nuevos Procesos a implementar a nivel detallado y la posibilidad de simular, sobre esos flujogramas, distintos escenarios para optimizar el uso de los recursos y compararlos con los resultados de la situación actual.

Parametrización del BPM (Business Process Management) y puesta en marcha.
Implantar con la herramienta BPM (Business Process Management) los nuevos flujos de proceso declarados y acordados con el grupo de trabajo.
Poner en marcha los nuevos Procesos y enlazar con aplicativos y sistemas de registración que la Organización ya posee (en caso de ser posibles su interacción), coordinando tareas manuales y registrando tareas en pantallas dinámicas.
Resultado del servicio:

• Se implementarán los nuevos Procesos, que han sido rediseñados. Los mismos estarán en funcionamiento y se contará con un Tablero de Control para el monitoreo de cada uno de los nuevos Procesos implementados.

Algunos beneficios de este abordaje son

• Detectar trabajos muy bien hechos que no agregan valor.
• Experimentar y adueñarse del cambio.
• Convertir un conjunto de personas en un verdadero grupo de trabajo.
• Aumentar la eficacia de los procesos analizados, mejorando, justamente, los vínculos con los clientes y proveedores externos.
• Facilitar la integración de los conocimientos que habitualmente están dispersos en las personas.
• El cambio es controlado, de bajo riesgo y sustentable. Una vez definido, permite ganar autonomía y confianza.
• Simplificar la detección de los dobles discursos, la mentira, la hipocresía y la doble moral en las Organizaciones.
• Estandarizar y mejorar las actividades basadas en personas y realizar el seguimiento del proceso.
• Generar pertenencia y lealtad.

Algunas ventajas

• Integra las corrientes teóricas de la Calidad, el Comportamiento Humano y la Tecnología Informática, generando un proceso de transformación participativo y alineado.
• Vectores de cambio que triangulan los lineamientos de la Dirección y las necesidades del cliente.
• Rediseño Participativo con todos los actores mediante negociación y consenso permanente.
• Diseño inverso de los Procesos, desde el final hacia atrás evitando recaer en la rutina y aprovechando todo el conocimiento disperso.
• Permite realizar un control vertical de los procesos, generando el tablero de control que mide objetivamente todas las supuestas mejoras de performance introducidas con el rediseño de los procesos.